Externe audit
De audit als een rondleiding, geen verhoor
Pre-audit, sleutelfiguren oefenen, en iemand naast je op de dag zelf. Goed voorbereid is een audit geen paniek.
Wat je vermijdt
Wat er meestal misgaat
- Documenten die niet aansluiten op wat er op de vloer echt gebeurt.
- Sleutelfiguren die zichzelf tegenspreken in interviews.
- Records die er wel zijn, maar niet vindbaar.
- Directie die onvoorbereid het management-interview in loopt.
Veelgestelde vragen
Vragen over de voorbereiding
Wanneer beginnen met voorbereiden?
+
Zes tot acht weken voor de externe audit. Dan is er tijd om gaten te dichten zonder stress.
Wat als er een afwijking komt?
+
Kleine afwijkingen los je in een paar weken op, zonder gedoe. Grote afwijkingen zijn zeldzaam als je goed voorbereid bent.
Zit BPM erbij tijdens de audit?
+
Als je dat wilt, ja. Wij vertalen tussen auditortaal en jouw praktijk, jij hoeft geen normjargon te leren.
Kan een korte pre-audit?
+
Ja. Eén of twee dagen intensief. Alles wat de auditor gaat vragen, oefenen we door.
Wat is het verschil tussen fase 1 en fase 2 van de externe audit?
+
Fase 1 is de documentaudit: is je systeem er en past het bij je bedrijf. Fase 2 is de praktijkaudit: doe je ook echt wat je opgeschreven hebt. Meestal zitten er een paar weken tussen.
Wat vraagt een auditor meestal aan medewerkers?
+
Simpele dingen: wat doe je hier, hoe weet je wat er van je verwacht wordt, wat doe je als er iets misgaat, waar vind je de laatste versie. Geen normteksten, gewoon je eigen werk.
Wat is het verschil tussen een minor en een major afwijking?
+
Een minor is een losse tekortkoming die je binnen afgesproken tijd oplost. Een major raakt de kern van je systeem en moet opgelost zijn voordat het certificaat afgegeven of verlengd wordt.
Wat neem ik mee naar de audit?
+
Zorg dat de directiebeoordeling, de interne audit, het afwijkingen- en klachtenoverzicht, de auditkalender en actuele keuringen en certificaten van mensen binnen een minuut vindbaar zijn. Dat scheelt de hele dag zoeken.