Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden BPM Certificering & Advies
Versie 23 juli 2026
Uitsluitend voor zakelijke opdrachtgevers

1. Wie zijn wij?

BPM Management Consultants B.V., handelend onder de naam BPM Certificering & Advies, gevestigd in Barendrecht. KvK 24245461, BTW NL8109.42.161.B.01. Bereikbaar via het contactformulier. Hierna: "wij" of "BPM". De opdrachtgever heet in deze tekst "opdrachtgever". Wij leveren uitsluitend aan zakelijke opdrachtgevers, niet aan consumenten.

2. Waar gelden deze voorwaarden voor?

Voor alle offertes, opdrachten en werkzaamheden tussen de opdrachtgever en BPM. Eigen inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever gelden niet, tenzij we dat uitdrukkelijk en schriftelijk anders afspreken.

3. Offertes

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Prijzen zijn exclusief btw en exclusief reis- en verblijfkosten, tenzij anders afgesproken. Een offerte is een uitnodiging tot opdracht; een opdracht komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk (mail volstaat) bevestigt of BPM feitelijk aan de uitvoering begint met instemming van de opdrachtgever.

4. Totstandkoming en wijziging van de opdracht

Wijzigingen van of aanvullingen op een opdracht gelden pas nadat beide partijen ze schriftelijk (mail volstaat) hebben bevestigd. Bij afwijking tussen de offerte en deze voorwaarden gaat de offerte voor.

5. Wat leveren we?

We doen ons werk zoals een goed vakman dat doet: praktisch, eerlijk en met de kennis en ervaring die de opdrachtgever van ons mag verwachten. Al onze werkzaamheden zijn een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. We beloven geen certificaat. Certificering wordt beoordeeld door een onafhankelijke certificerende instelling, niet door ons.

Interne audit, nulmeting, gap-analyse en pre-audit. Een interne audit, nulmeting, gap-analyse of pre-audit wordt uitgevoerd op basis van steekproeven en vormt een momentopname. De uitkomst biedt geen garantie dat alle afwijkingen, risico's of tekortkomingen worden ontdekt en vormt geen garantie voor een positieve uitkomst van een audit door een certificerende instelling. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het managementsysteem en het opvolgen van bevindingen en verbetermaatregelen.

6. Wat verwachten we van de opdrachtgever?

• Op tijd de informatie en documenten aanleveren die we nodig hebben.
• Een interne aanspreekpunt aanwijzen die beslissingen kan nemen.
• Ruimte maken voor de mensen die betrokken moeten zijn (directie, KAM, uitvoerenden).
• Zorgen dat de informatie die de opdrachtgever aanlevert juist en volledig is.

Loopt de opdracht vertraging op doordat we op de opdrachtgever moeten wachten, dan schuift de planning op en kunnen extra uren in rekening worden gebracht.

7. Doorlooptijd en planning

Genoemde doorlooptijden (bijvoorbeeld drie tot zes maanden) zijn een indicatie. De werkelijke doorlooptijd hangt onder andere af van de uitgangssituatie, de gekozen norm, de beschikbare medewerkers, de medewerking van de organisatie en de planning van de certificerende instelling. Genoemde termijnen zijn geen fatale termijnen, tenzij dat uitdrukkelijk en schriftelijk is afgesproken.

8. Tarieven en facturatie

• We werken op basis van een vast bedrag per maand, een vaste projectprijs of een uurtarief. Wat het is, staat in de offerte.
• Facturen worden maandelijks of per mijlpaal verstuurd, per e-mail.
• Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum.
• Bij te late betaling sturen we eerst een herinnering. Blijft betaling uit, dan mogen we de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen, en het werk pauzeren tot de rekening is voldaan.
• Tarieven kunnen jaarlijks per 1 januari worden geïndexeerd op basis van de CBS-index CAO-lonen zakelijke dienstverlening.

9. Meerwerk

Vraagt de opdrachtgever onderweg iets extra's dat niet in de offerte staat? Prima. We bespreken het eerst en leggen het vast per mail (omvang, tarief, planning) voordat we het uitvoeren. Zonder die bevestiging voeren we het meerwerk niet uit.

10. Annulering en opschorting

Een geplande sessie, workshop of audit mag de opdrachtgever tot 5 werkdagen vóór de afspraak kosteloos verzetten. Bij annulering of verzetten binnen 5 werkdagen brengen we 50% van de geplande uren in rekening; binnen 2 werkdagen 100%. Bij projectopdrachten die tussentijds door de opdrachtgever worden geannuleerd, worden de reeds bestede uren en aantoonbaar gemaakte kosten volledig in rekening gebracht.

11. Duur en beëindiging

Doorlopende opdrachten (bijvoorbeeld ondersteuning bij beheer) zijn maandelijks opzegbaar per e-mail, met een opzegtermijn van één kalendermaand. Bij projectopdrachten geldt de looptijd uit de offerte. Beide partijen kunnen de opdracht direct beëindigen als de ander in verzuim blijft na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn, of bij faillissement, surseance van betaling of stillegging van de onderneming van de andere partij.

12. Software, tools en AI

Afhankelijk van de opdracht gebruiken we project- en managementsysteemsoftware (bijvoorbeeld ISOplanner, Monday), cloudopslag en kantoorsoftware (bijvoorbeeld Microsoft 365, SharePoint, Notion, Confluence), plannings- en communicatiesoftware, AI-ondersteunde hulpmiddelen en certificerings- en auditsoftware. We maken met deze leveranciers waar nodig verwerkersafspraken. Vertrouwelijke klantinformatie wordt niet gebruikt voor het trainen van algemene, openbare AI-modellen. AI-output wordt altijd door een mens beoordeeld voordat het bij de opdrachtgever terechtkomt.

13. Oplevering en acceptatie

Deliverables (handboeken, procedures, rapporten) worden per mail of via het gekozen managementsysteem opgeleverd. Reageert de opdrachtgever niet binnen 10 werkdagen op een oplevering, dan geldt de deliverable als geaccepteerd. Klachten over een concrete deliverable moeten binnen 10 werkdagen na oplevering, schriftelijk en onderbouwd worden gemeld.

14. Geheimhouding

Alles wat we van de opdrachtgever zien of horen tijdens de opdracht is vertrouwelijk. We delen het niet met derden, behalve als dat nodig is om de opdracht uit te voeren (bijvoorbeeld met de certificerende instelling), als de opdrachtgever daar toestemming voor geeft of als de wet ons daartoe verplicht. Deze geheimhouding blijft ook na afloop van de opdracht gelden. Zie ook onze privacyverklaring.

15. Persoonsgegevens

Voor zover we bij het uitvoeren van de opdracht persoonsgegevens verwerken in opdracht van de opdrachtgever, zijn we "verwerker" in de zin van de AVG. Op verzoek sluiten we een verwerkersovereenkomst. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Details staan in onze privacyverklaring.

16. Intellectueel eigendom

De handboeken, procedures, formats en documenten die we voor de opdrachtgever maken, mag de opdrachtgever onbeperkt binnen de eigen organisatie gebruiken. De onderliggende werkwijzen, templates, tools, methodieken en modellen blijven eigendom van BPM. De opdrachtgever mag ze niet doorverkopen of onder eigen naam aan derden ter beschikking stellen. We mogen algemene kennis, ervaring en anonieme referenties uit de opdracht blijven gebruiken.

17. Aansprakelijkheid

We doen ons werk zorgvuldig, maar fouten zijn nooit helemaal uit te sluiten. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever in de laatste 12 maanden voor de betreffende opdracht heeft betaald, met een maximum van wat onze beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, gemiste opdrachten, verlies van een certificaat of reputatieschade. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant of onze leidinggevenden. Aanspraken vervallen 12 maanden na het moment waarop de opdrachtgever de schade en de aansprakelijke partij kende of had kunnen kennen.

18. Overmacht

Kunnen we door omstandigheden buiten onze macht (ziekte, uitval van leveranciers, cyberincidenten, overheidsmaatregelen, etc.) tijdelijk niet leveren? Dan schuift de opdracht op en zoeken we samen een oplossing. Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen beide partijen de opdracht beëindigen zonder schadevergoeding, behoudens betaling voor het reeds verrichte werk.

19. Klachten, toepasselijk recht en wijzigingen

Niet tevreden? Zeg het direct, bij voorkeur via het contactformulier. We pakken het binnen twee weken op. Klachten moeten binnen 30 dagen na het ontstaan bij ons gemeld worden. Op deze voorwaarden en op alle opdrachten is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan is de rechtbank Rotterdam bij uitsluiting bevoegd. We mogen deze voorwaarden aanpassen. De versie op deze pagina geldt voor nieuwe offertes en opdrachten vanaf de datum bovenaan.